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E-Mail Bot

Weitergeleitete E-Mails automatisch mit KI beantworten. Reduziert E-Mail-Aufwand um bis zu 80%.

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Was kann der E-Mail Bot?

  • Eingehende E-Mails automatisch mit KI beantworten (Modellwahl: Mistral Small/Large/Nemo)
  • Läuft per E-Mail-Weiterleitung — keine IMAP-Zugangsdaten nötig
  • Filter (Whitelist): nur E-Mails mit bestimmten Betreff-Schlüsselwörtern und/oder von bestimmten Absendern/Domains beantworten
  • Antwort-Routing: je nach Betreff-Schlüsselwort automatisch senden oder als Entwurf zur manuellen Prüfung ablegen
  • Eigenes HTML-Vorlage für den Mailversand mit Live-Vorschau
  • Optionaler eigener SMTP-Server für den Versand (sonst läuft der Versand über den oneKI-Mailversand)
  • E-Mail-Verlauf mit Bearbeiten/Freigeben von Entwürfen vor dem Versand
Eingebaute Schutzmechanismen laufen immer, unabhängig von Ihren Filter-Einstellungen: No-Reply/Mailer-Daemon/Bounce-Adressen werden nie beantwortet, es gibt eine Rate-Begrenzung (max. 20 Antworten pro Absender/Stunde, max. 100 pro Bot/Stunde) und eine Loop-Erkennung gegen Bot-zu-Bot-Antwortschleifen.

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Preise

Alle Pläne jährlich buchbar — 2 Monate gratis.

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Einrichtung

1

E-Mail Bot erstellen

Gehen Sie in der Sidebar auf E-Mail Bot → Neuer Bot. Vergeben Sie einen Namen und aktivieren Sie den Bot.
2

Weiterleitungsadresse kopieren

oneKI erzeugt automatisch eine eigene Weiterleitungsadresse für Ihren Bot (Format {'{bot-id}'}@mail.one-ki.de). Kopieren Sie diese über den Button neben der Adresse.
3

Weiterleitung in Ihrem Postfach einrichten

Richten Sie in Ihrem bestehenden E-Mail-Programm (z.B. Ihr Geschäftspostfach support@ihrefirma.de) eine automatische Weiterleitung auf die kopierte oneKI-Adresse ein. Das funktioniert bei jedem gängigen Anbieter (Gmail, Outlook, IONOS, etc.) über die dortigen Weiterleitungsregeln.
4

Fertig

Ab sofort beantwortet der Bot weitergeleitete E-Mails automatisch gemäß Ihrem System-Prompt.

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Bot-Editor im Detail

Im Editor eines E-Mail-Bots (E-Mail Bot → Bot auswählen → Bearbeiten) gibt es sechs Tabs:

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Tab „KI & Prompt”

  • Name, Bot aktiv/inaktiv-Schalter, KI-Modell (Mistral Small/Large/Nemo)
  • System-Prompt — Instruktionen für Ton, Themen und Verhalten der Antworten
  • Signatur — wird unter der KI-Antwort angehängt (auch in der HTML-Vorlage als Platzhalter nutzbar)

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Tab „Absender / SMTP”

  • Absendername und Reply-To E-Mail (wohin Antworten des Empfängers gehen)
  • Optional ein eigener SMTP-Server (Host, Port, Benutzer, Passwort, Absender-E-Mail) mit Verbindungstest — ohne eigenen SMTP läuft der Versand über den oneKI-Mailversand

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Tab „Filter”

  • Filter global ein-/ausschaltbar
  • Betreff-Filter (Whitelist): nur E-Mails mit bestimmten Schlüsselwörtern im Betreff werden beantwortet
  • Absender-Filter (Whitelist): nur E-Mails von bestimmten Adressen oder ganzen Domains (@firma.de) werden beantwortet
  • Ohne aktivierten Filter werden alle eingehenden E-Mails beantwortet (außer den immer aktiven Schutzmechanismen, siehe oben)

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Tab „Antwort-Routing”

  • Legt fest, ob eine KI-Antwort sofort gesendet oder nur als Entwurf im Verlauf abgelegt wird (zur manuellen Prüfung vor Versand)
  • Regeln nach Betreff-Schlüsselwort (z.B. “Rechnung” → Entwurf, alles andere → sofort senden), plus ein Standardverhalten für nicht erfasste Fälle

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Tab „HTML-Vorlage”

  • Optionale HTML-Hülle für ausgehende Antworten (ohne Vorlage wird reiner Text versendet)
  • Platzhalter: {{ai_reply}}, {{signature}}, {{from_name}}, {{subject}}
  • Live-Vorschau mit Beispieldaten direkt im Editor

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Tab „Verlauf”

Zeigt alle eingegangenen E-Mails mit Status (Ausstehend, Entwurf, Gesendet, Fehler), Original-Nachricht und KI-generierter Antwort. Bei Status Entwurf können Sie die Antwort vor dem Versand bearbeiten und senden — mit doppelter Bestätigung, da E-Mails direkt an den Kunden gehen.

Jetzt starten →

E-Mail Bot einrichten — ab 49 €/Monat